Power Automate : l’automatisation au service de la performance financière
Dans un environnement économique où la rapidité d’exécution et la fiabilité des données sont essentielles, les directions financières doivent jongler entre une multitude de tâches à faible valeur ajoutée et des besoins croissants d’analyse et de pilotage.
Power Automate, solution d’automatisation de processus développée par Microsoft, s’impose comme un outil stratégique pour répondre à ces enjeux (bien évidemment ce n'est pas l'unique outil sur le marché et nous avons pour habitude d'en utiliser d'autres que nous vous présenterons bientôt).
Qu’est-ce que Power Automate ?
Power Automate est une plateforme cloud qui permet de créer des flux automatisés pour exécuter des tâches répétitives, déclenchées par un événement ou à une fréquence donnée. Sans compétences de développement avancées (low code/no code), il devient possible de :
- Connecter différentes applications et bases de données.
- Automatiser des traitements récurrents.
- Déclencher des actions en réponse à des événements précis (réception d’un email, ajout d’un fichier, modification d’un enregistrement, etc.).
- Standardiser et fiabiliser les processus métier.
Il s’intègre naturellement à l’écosystème Microsoft (Excel, Power BI, SharePoint, Outlook, Teams…), mais aussi à plus de 1 000 connecteurs tiers, ouvrant la voie à des automatisations transverses dans toute l’entreprise.
Pourquoi un directeur financier devrait s’y intéresser ?
La fonction finance n’échappe pas à la multiplication des données et des outils. Comptabilité, contrôle de gestion, trésorerie, reporting… les équipes passent encore trop de temps à collecter, trier et transférer de l’information au lieu de l’analyser.
Avec Power Automate, il devient possible de gagner plusieurs heures par semaine, tout en améliorant la qualité des données et en réduisant les erreurs humaines.
Cas d’usage concrets en finance
Voici quelques exemples directement applicables dans un service financier et que nous avons pu mettre en place chez Apage:
1. Traitement automatisé des factures fournisseurs
Problème : Chaque facture reçue par email nécessite ouverture, téléchargement, stockage dans le bon dossier, saisie dans l’ERP, puis validation interne.
Automatisation :
- Détection automatique des emails contenant une facture en pièce jointe.
- Enregistrement de la pièce jointe dans un dossier cloud (SharePoint, OneDrive).
- Extraction automatique des données de la facture via IA Builder.
- Intégration directe dans l’ERP et envoi automatique à la personne chargée de la validation.
Bénéfices : Réduction du temps de traitement de 70 %, traçabilité complète, moins d’erreurs de saisie.
2. Suivi automatique des indicateurs de trésorerie
Problème : Les données bancaires sont souvent extraites manuellement et mises en forme pour mise à jour des dashboards.
Automatisation :
- Connexion sécurisée aux APIs bancaires.
- Collecte quotidienne des soldes et mouvements.
- Alimentation directe d’un fichier Excel connecté à Power BI pour un reporting en temps réel.
Bénéfices : Vision claire et actualisée de la trésorerie, alertes automatiques en cas de seuil critique atteint.
3. Relances clients automatisées
Problème : Les relances manuelles pour factures impayées sont chronophages et parfois oubliées.
Automatisation :
- Détection automatique des factures arrivant à échéance dans l’ERP.
- Génération et envoi d’un email de relance personnalisé avec la facture en pièce jointe.
- Mise à jour automatique du suivi des relances dans un tableau partagé.
Bénéfices : Amélioration du DSO, relances systématiques et personnalisées, gain de temps pour les équipes comptables.
4. Centralisation des justificatifs de dépenses
Problème : Les notes de frais arrivent sous différents formats, parfois dispersées.
Automatisation :
- Création d’un formulaire en ligne (Microsoft Forms) pour soumission des justificatifs.
- Stockage automatique dans un dossier structuré par employé et par mois.
- Notification automatique de la comptabilité pour traitement.
Bénéfices : Processus clair, centralisé, et sans perte d’information.
Conclusion
L’adoption de Power Automate au sein d’un département financier, c’est bien plus qu’un gain de temps : c’est un levier stratégique pour fiabiliser les données, standardiser les processus et recentrer les équipes sur l’analyse et la prise de décision.
Chez Apage, nous accompagnons nos clients dans l’identification des processus à automatiser, leur mise en œuvre, et leur intégration avec les outils existants, pour faire de la finance un moteur de performance et non un centre de coûts.