Automatiser le calcul de rentabilité par dossier dans un cabinet comptable

Demande client

Le cabine rencontrait un défi majeur : mesurer précisément la rentabilité de l'ensemble de ses activités.

Leur suivi des temps et calcul des coûts de revient reposaient sur une règle relativement arbitraire, limitant leur analyse des bonis/malis par mission, métier ou associé. Les données de temps passés, saisies dans leur outil DIA, présentaient des disparités de qualité selon les équipes, fragilisant encore davantage les analyses. Avec de nombreux métiers différents (juridique, comptabilité, social, gestion de patrimoine, commissariat aux comptes, consolidation, TS, évaluations...), le cabinet naviguait à vue sur ses activités.

Le besoin était clair : mettre en place un système de controlling complet permettant d'obtenir un coût de revient réel par collaborateur, une vision analytique par activité, et des outils de pilotage dynamiques sous Power BI.

Notre mission consistait à connecter et fiabiliser trois systèmes clés (DIA pour les temps, SILAE pour la paie, ACD pour la comptabilité), calculer automatiquement les PCA/FAE, puis déployer un modèle de coût complet intégrant salaires, frais variables et fixes, pour aboutir à un calcul précis des bonis/malis par mission.

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Résultats

En quelques semaines, nous avons transformé le cabinet en organisation pilotée par la data. Le premier jalon a consisté à automatiser le calcul des PCA/FAE directement dans DIA, permettant d'ajuster mensuellement le chiffre d'affaires comptable et d'obtenir une vision fiable du CA par métier. Nous avons ensuite construit un modèle de coûts standards complets par collaborateur, intégrant le coût salarial réparti par métier (via SILAE), les frais variables de mission ainsi que les frais fixes.

Trois dashboards Power BI ont été déployés : un pour le suivi des PCA/FAE, un second pour l'analyse des bonis/malis par mission et par associé, et un troisième consolidant les KPI globaux du cabinet (CA, marge brute, EBITDA) via l'EPM Amelkis.

Chaque associé dispose désormais d'une vision temps réel de la rentabilité de ses dossiers, avec la possibilité de filtrer par métier, chef de mission ou période.

Un processus de fiabilisation des données a été co-construit avec les chefs de mission pour garantir la qualité des temps saisis, condition sine qua non de la pérennité du système. Le rapprochement entre les calculs Power BI et les comptes de résultat analytiques d'Amelkis assure la cohérence globale du dispositif.

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Gains observés

Six mois après le déploiement, les bénéfices se mesurent à trois niveaux stratégiques.

‍Sur le plan décisionnel, les associés pilotent désormais leurs activités sur des données fiables : ils identifient les métiers et missions les plus rentables, ajustent leurs tarifs en fonction des coûts réels, et réallouent leurs ressources vers les activités à plus forte marge.

‍Sur le plan opérationnel, le temps consacré à la production de reporting a été réduit de 30%, libérant les équipes finance pour de l'analyse stratégique. Les erreurs de consolidation ont disparu, et les ajustements de PCA/FAE sont désormais automatiques chaque mois.

‍Sur le plan commercial, le cabinet dispose d'arguments concrets pour justifier ses prix auprès des clients, avec une traçabilité complète du temps passé et des coûts engagés. La culture data s'est installée : les chefs de mission consultent régulièrement les dashboards pour ajuster leurs estimations budgétaires et anticiper les dépassements. Le cabinet a identifié des métiers clés, qui génére 40% de la marge brute avec seulement 25% des effectifs, permettant de réorienter la stratégie de recrutement et de développement commercial. Fort de cette transformation, le cabinet a déployé le même système de controlling sur ses nouvelles acquisitions, accélérant leur intégration et leur montée en rentabilité.